Functie

- Loonadministratie (contacten met Acerta), administratieve opvolging van in dienst en uit dienst, allerlei office taken, , allround assistentie, opvolgen wagenpark, opvolgen verzekeringen (contacten met makelaar), eerste aanspreekpunt voor de medewerkers en management, 1ste lijn telefooncentrale, assistentie boekhouding, controle facturen.

- Allround administratie, input van data en verwerken van productiegegevens in Exact Online. - Opstellen en/of typen van briefwisseling, nota's, verslagen, e.d.m. zowel in het Nederlands als in het Engels, alsook input en/of verwerking van gegevens volgens de ontvangen instructies. Wekelijks opvolgen van betalingen en versturen van betalingsaanmaningen. - Het aanmaken van orderbevestigingen, leveringsbons, verkoopfacturen, … met onze administratiesoftware EXACT ONLINE, zowel in het Nederlands als in het Engels.

- Het ingeven van transporten om af te halen of te laten verzenden naar binnen- of buitenland (Europa), het afdrukken van de bijhorende adres- en barcode labels, logo’s, leveringsbons. Incl. prijs vragen van deze transporten aan onze transportpartners, en nadien te bestellen (binnen de voorziene budgetten). - Diverse taken: bijwerken van bestanden, inscannen van facturen, bestelbons maken en versturen naar leveranciers, ontvangen facturen van leveranciers inscannen en controleren met de bijhorende bestelbons, facturen leveranciers klaarzetten ter betaling in EXACT ONLINE.

Jouw profiel

*U bent in het bezit van een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring, met voorkeur ‘Office Management’ en u heeft ervaring in een professionele omgeving.
*U heeft een perfecte kennis van het Nederlands en een zeer goeie kennis van het Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt, maar geen noodzaak.
*Kennis van MS-Office (Word, Excel, PowerPoint) is noodzakelijk.
*Kennis en ervaring met het ERP-systeem Exact Online is een meerwaarde.
*U bent dynamisch, creatief, contactvaardig, en kan zelfstandig werken.
*U bent positief ingesteld, en voert graag administratief werk uit.
*Daarenboven zijn discretie, vriendelijkheid, nauwkeurigheid, orde, en het werken aan uw betrokkenheid met ons bedrijf uw grootste troeven.
*Bij voorkeur woont u in de streek van Aalst – Erpe-Mere.

• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

Aanbod

* Administratief werk met veel variatie in een gezonde, groeiende en dynamische KMO.

• Deeltijds werkregime: Dinsdag en donderdag (14u/37,5u)

• Werkuren: van 9u tot 12u30 en van 13u tot 16u30 (7u/werkdag)

• Wedde volgens loonbarema’s in onze sector confectie PC 215 (bediende)

• Contract met mogelijkheid tot optie vast is bespreekbaar.

• U maakt deel uit van een team met een positieve en vriendelijke ingesteldheid.

Solliciteren

Geert Philips
+32 53 81 07 73
geert@itp.eu