Functie

Je hebt een uitdagend en afwisselend takenpakket :

• onthaal, telefonie en e-mailverkeer
• Ontvangst van klanten (weg tonen, iets te drinken aanbieden, verdeeld over de collega's)
• controle en opvragen A1's en Limosa's, contact met onderaannemers en klanten, opvolging en verzorgen van check-in
• dossierbeheer : voor ons wagenpark hou je de kalender van onze keuringen in de gaten, je bewaart het overzicht van de werken in uitvoering om tijdig de chek-in te kunnen verzorgen
• opvragen, classeren, archiveren en documenteren van leveringsnota's, facturen, bestellingen, offertes, technische fiches, enz.
• prijsbeheer : prijsaanvragen, overzicht bewaren, prijszetting
• Je kan vlot werken met Word, Excel, Outlook, PowerPoint, internet
• Je kan (mits interne opleiding) vlot overweg met Bouwsoft voor input en output van (klant, leveranciers, offertes, ...) gegevens
• goed rekendkundig inzicht : vlot kunnen rekenen met werkuren (voorbereiding van de facturatie en offertes), meters, kubieke meters en vierkante meters en rekenen in euro's
• diverse administratieve taken sporadisch : o.m. personaliseren specifiek veiligheids- en gezondheidsplan plastificeren, aanvragen parkeerverbod of inname openbaar domein, bestellingen plaatsen, ...
• controle uitvoeren: facturen controleren met leveringsbonnen, uren nakijken, leveringen aannemen
• prijsaanvragen en gerichte opzoekingen (bijv. specifieke machines of producten)
• overzichten, tabellen en lijsten verzorgen en up-to-date houden
• ondersteuning en assistentie van diverse collega's

Afhankelijk van jouw ervaring en interesses kan de functie bijgestuurd worden en kunnen volgende taken of domeinen hier ook deel van uitmaken :

• Projectadministratie/ werkvoorbereiding : bestellingen nakijken, afrekeningen en facturatie voorbereiden, vorderingsstaten doormailen
• Calculatie/commercieel : offertes voorbereiden, klant te woord staan, offerte-aanvragen en prijszetting
• meetkunde : kleine plannen/schetsen interpreteren, uitrekenen, net overtekenen of aanvullen
• Kan je werken met dwg? Dan zijn er talloze mogelijkheden om plannen en werken voor te bereiden
• Offertes voorbereiden en opmaken: klantengegevens en aankoopprijzen opzoeken, digitaal uitwerken, enz.
• Boekhouding (BOB50 en demat, digitale facturen) : inboeken, digitaal goedkeuringssyteem voor leveringsbonnen

Jouw profiel

• Je bent een administratieve duizendpoot
• Betrouwbaar
• Communicatief en sociaal
• Zin voor verantwoordelijkheid
• Verzorgd voorkomen
• Zelfstandig kunnen werken
• Accuraatheid, oog voor detail
• Vlot kunnen rekenen, goed rekenkundig inzicht
• Vlot kunnen werken met Word, Excel, Outlook, Powerpoint, internet
• Troeven: concrete ervaring (check-in, transport, boekhouding...), driedimensioneel inzicht, ervaring met diverse administratieve taken, productkennis
• Ervaring als bediende in de bouw is een pluspunt
• Je beschikt over eigen vervoer om ter plaatse te geraken

• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Telefonische oproepen en berichten aan klanten overmaken
• Documentatie zoeken, doorsturen of beheren
• Domein: Bouw
• Zich voorstellen aan de telefoon
  De identiteit en de gegevens van de gesprekspartner controleren (klantnummer, adres, ...)
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Klanten en opdrachtgevers informeren over de vordering van hun dossier en verslagen, vorderingsstaten, tijdspaden, ... doorsturen
• Interne of externe telefoonoproepen beantwoorden
  Boodschappen aan de klanten overmaken
• Bestellingen, stocks, terugzending van producten beheren en opvolgen
• Telefonische oproepen beantwoorden
  Klanten ontvangen
  Klanten informeren of oriënteren
• Technische documenten afdrukken (plannen, maquettes, technische fiches, ...)
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)
• Teksten opstellen voor particulieren of ondernemingen: Communicatiedocumenten (mailings, onthaalbrochures, toespraken, ...)

Aanbod

• Het aantal werkuren en -dagen is bespreekbaar. Je werkt minimum 3 dagen, het aantal werkuren is maximum 40u/week. Onder het regime van de bouw worden inhaalrustdagen opgebouwd tegenover 38-uren regime.
• Voor onmiddellijke indiensttreding
• Tewerkstelling in een familiale KMO met een enthousiast team
• Ruimte voor dialoog en initiatief
• Recente kantoren met elektrisch verstelbare bureau's

Solliciteren

Van Gaeveren Evelien
052461395
evelien@gvgbeton.be