Functie

Bij Eligio, de Belgische marktleider in outsourcing van receptie- en officediensten, zetten onze 325 medewerkers zich elke dag vol enthousiasme in voor onze klanten. Deze klanten zijn (middel)grote bedrijven uit verschillende sectoren, verspreid over heel België. .

Voor onze klant in Mechelen (gelegen aan het station), een internationaal gerenommeerde softwareontwikkelaar, zijn wij op zoek naar een receptioniste / office manager.

Beschik je over goede communicatieve vaardigheden en heb je een sterke administratieve achtergrond? Dan ben jij de nieuwe collega die we zoeken!

Je beheert op een professionele manier de volgende taken:

• ontvangst van de bezoekers, hen beg eleiden naar de meeting room en een drankje aanbieden
• beheer en reservatie van vergaderzalen
• beheer van inkomende en uitgaande post en van de koerierdiensten
• telefonische communicaties (in en out)
• bestellen van catering en beheer van kantoormateriaal
• opvolgen van de mailbox
• behandelen van trainingsaanvragen EMEA
• inschrijvingen trainings beheren en certificaten na training opmaken
• beheer travel arrangements (hotel- en taxireservaties)
• beheer van visumaanvragen
• ondersteuning van facility coördinatie (poetsploeg aansturen, business cards bestellen,...)
• facturen inboeken in SAP (kennis SAP is een grote plus)
• allerlei ondersteunende administratieve taken

Je werkt:

op maandag en dinsdag van 08.45h tot 17.15h (met 45 min. middagpauze)

op woensdag, donderdag en vrijdag van 8.45h tot 17u (45 min. middagpauze)

Jouw profiel

We zijn op zoek naar een nieuwe collega die over volgende competenties beschikt:

• Je hebt een uitstekende beheersing (gesproken en geschreven) van het Nederlands en Engels en een goede basiskennis van het Frans
• Jouw opleiding situeert zich o.a. op vlak van Professionele bachelor office management of gelijkwaardig door ervaring
• Je durft zelfstandig te werken, neemt initiatief en bent ondernemend
• Je bent communicatief, creatief, sociaal en enthousiast
• Je hebt een sterke ervaring met applicaties zoals Outlook en het MS Office pakket (Word; Excel). J
• Je bent representatief, accuraat en discreet
• Op organisatorisch vlak ben je sterk, je bent flexibel met zin voor verantwoordelijkheid en initiatief

• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• De activiteiten van een team coördineren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)

Aanbod

Je komt terecht in een internationale en dynamische werkomgeving.

Naast je maandelijks brutoloon ontvang je:

• een nettodagvergoeding
• maaltijdcheques
• ecocheques
• een niet-recurrente vergoeding
• een sociaal abonnement
• een hospitalisatieverzekering (ook uitbreidbaar naar gezinsleden)

Ontdek meer over onze betrokkenheid en waarden op onze website en Facebook-pagina. Mis deze kans niet om deel uit te maken van ons toegewijde team!

Solliciteren

Clio Derboven
jobs@eligio.be