Functie

Als nieuwe Office Manager wordt van jou verwacht dat je zelfstandigheid weet te combineren met goede sociale vaardigheden. De variatie tussen praktische taken (waaronder dossier- en cliënten werk) en beleidsmatige/leidinggevende taken spreekt jou aan. Jouw organisatietalent is een troef. Je bent ook sterk in prioriteiten stellen. Je deed reeds ervaring op in een dergelijke functie, bij voorkeur in een advocatenkantoor of een juridische omgeving.

Office:

- Wanneer er noden zijn op vlak van facility dan ben jij de stem of persoon die men te horen of te zien krijgt. Jij straalt onze klasse en professionaliteit uit en beheert alle facilitymanagement;

- Jij organiseert seminars en events praktisch, logistiek en financieel;

- Jij denkt mee bij het ontwikkelen en opzetten van kantoorsystemen: CRM, documentbeheer, administratie, etc.;

- Jij bent ook verantwoordelijk voor beheer van het klantenbestand.

Administratie:

- Jij bent stem en taal van en voor het kantoor, je straalt klasse en professionaliteit uit;

- Jij verzorgt de nodige correspondentie, indien nodig en nuttig met cliënten, overheden, juridische instanties, etc.;

- Jij maakt pitch-documenten en presentaties (interne vergaderingen, cliënten, seminaries, ...).

Finance:

- Jij factureert en waakt over het debiteurenbeheer;

Jij volgt de financiële planning op met de boekhouding en onderhoudt de nodige relaties met de leveranciers (ifv. Beheer bestellingen).

Human Resources:

- Jij verwerkt de personeelsadministratie;

- Jij behandelt de vragen van collega’s inzake HR.

Communicatie:

- Jij beheert website, sociale media, nieuwsbrieven en mailings, in samenwerking met de advocaten;

- Jij verzorgt ontwerp en vormgeving van brochures, flyers, etc. (branding);

- Jij biedt ondersteuning bij de voorbereiding en opvolging van legal directories van toepassing op onze werking en het kantoor.

Jouw profiel

- Jij genoot bij voorkeur een bachelor of masteropleiding;

- Ervaring van 3-5 jaar;

- Een administratieve duizendpoot die snel en efficiënt handelt en collega’s graag bijstaat bij allerhande zaken;

- Vlotte kennis van MS Office tools (Word, Excel, PowerPoint);

- Een uitstekende proactieve attitude die jij dagelijks inzet;

- Jouw organisatietalent is jouw persoonlijk visitekaartje;

- Discretie draag jij hoog in het vaandel en je stelt gemakkelijk prioriteiten;

- Nauwgezet en punctueel werk lever jij af.

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

Onze klant biedt jou:

- Een opportuniteit met meer dan een correct loonpakket;

- Een uitdagende rol, met veel variatie en ruimte voor eigen inbreng;

- Een mooie en aangename werkomgeving (zeer goed bereikbaar met wagen of openbaar vervoer);

- Een dynamisch team met zin voor initiatief en samenhorigheid;

- Een opportuniteit die ruimte biedt om verantwoordelijkheid op te nemen;

- Een uniek netwerk in een uniek kader.

Solliciteren

Elisa De Blaeser
02 223 41 36
brussels@axis.eu