Functie

Als (financieel) administratief medewerker kom je terecht in een gemotiveerd, enthousiast team dat ervoor zorgt dat de administratie en financiële administratie tot in de puntjes in orde zijn bij onze klanten. Jouw taken in dit team zijn vooral de uitgaande en inkomende facturatie, het beheer van de debiteuren administratie, opvolgen projecten, klaar zetten betalingen, en sporadisch opmaken van offerten. Daarnaast zorg je er mee voor dat de algemene administratie van onze klanten up-to-date blijft.

Je bent het eerste aanspreekpunt bij onze klanten bij vragen over de facturatie en zorgt ervoor dat zij de nodige informatie krijgen. Je zoekt problemen graag tot in detail uit en krijgt energie van cijfers en contact met klanten. Je hebt een foutloze, vlotte, creatieve pen en ook bij een moeilijker gesprek kan je constructief naar oplossingen zoeken.

Administratieve processen hebben geen geheimen voor jou en door je zin voor orde en structuur kan je je steentje bijdragen om deze continu te verbeteren. Je houdt ervan anderen te ondersteunen en werkt mee om dossiers administratief in orde te brengen.

Takenpakket

• Verwerken van aankoopfacturen en bankafschriften in diverse boekhoudprogramma’s
• Opmaken van verkoopfacturen met toekenning van de juiste btw percentages
• Debiteurenbeheer van onze klanten
• Klaarzetten van betalingen ( je kan overweg met bankapplicaties )
• Notuleren
• Opstellen van rapporten
• Onderhouden van het (digitaal) archief
• Projectopvolging
• Uitschrijven van workflows / SOP’s / kantoordraaiboek
• Afhandelen van e-mails en beantwoorden van vragen van klanten en leveranciers
• Gebruik van MS Office en boekhoudprogramma’s alsook CRM programma’s
• Opstellen financieel plan / budgetplan
• Organiseren en deelnemen aan werkvergaderingen/brainstormsessies

Jouw profiel

De geschikte kandidaat voor deze mooie functie :

• Je bent schoolverlater of je hebt reeds ervaring in een administratieve functie en voeling met office management en/of bedrijfskunde? Dan ben je bij ons aan het juiste adres.
• Ook (brug)gepensioneerden zijn bij ons altijd welkom
• Beschikt over een relevant diploma binnen een afstudeerrichting rond administratie ( kantoor, handel, …) of een bachelor in Office Management
• Benodigde vaardigheden: ervaring minimaal in Microsoft Office, blind kunnen typen.
• Is flexibel, kan zaken goed structureren en prioriteiten stellen
• Heeft kennis van administratieve processen en inzicht in verbetering hiervan
• Kan zelfstandig diverse administratieve werkzaamheden uitvoeren en controleren
• Kan zich vlot uitdrukken in het Nederlands en Engels (kennis van overige talen is een pluspunt).
• Ervaring met één of meerder boekhoudprogramma’s is een pluspunt.
• Je bent punctueel.
• Je bent klantgericht
• Je kan initiatief nemen
• Je bent creatief
• Je bent bereid om bij te leren
• Je kan zelfstandig werken
• Je zit vol gedrevenheid, enthousiasme en energie.
• Je houdt van groeien en vooruitgaan. In problemen zie je kansen om te veranderen en te innoveren
• Je bent bereid je te verplaatsen naar onze klanten
• Je bent woonachtig in de omgeving van Laarne of Wetteren

Hoofdcompetenties

• Je hebt oog voor detail en kan nauwkeurig werken
• Tijdbeheer is in deze job essentieel, je kan je eigen taken nauwkeurig plannen en kan je te allen tijde je overzicht behouden.
• Als administratief medewerker ben je dikwijls de spil van een bedrijf en weet je als geen ander wat vertrouwelijkheid, discretie en diplomatie is.
• Als (financieel) administratief medewerker ben je vaak het aanspreekpunt van het bedrijf. Het is daarom belangrijk dat je een positieve en vriendelijke houding hebt. Ook moet je het vermogen hebben om kalm te blijven als je een boze klant te woord staat.
• Neemt verantwoordelijkheid voor eigen werk en komt open uit voor fouten.
• Actief meedenken, inspelen op vragen van de klant.

Pluspunten

• Je trekt je plan in het Frans en Engels
• Rijbewijs is nodig, aangezien je bij diverse klanten ter plaatse wordt verwacht.
• Je bent woonachtig in de omgeving van Laarne, Melle of Wetteren

• Administratie en documentenbeheer uitvoeren
• Administratie opvolgen
  Documenten invullen
  Gegevens doorgeven aan de betrokken dienst
• Klantendossiers administratief opvolgen (controle van de betalingen, leveringen, ...)
• Gegevens met betrekking tot de activiteit van het personeel verzamelen
  De loonberekening voorbereiden
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
  E-mails behandelen
• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• Gegevens van de algemene boekhouding invoeren
  De boekingen registreren
• Kopieerwerk verrichten
• De organisatie commercieel en administratief opvolgen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Telefonische oproepen beantwoorden
  Klanten ontvangen
  Klanten informeren of oriënteren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen, ... coderen en archiveren

Aanbod

• Een uitdagende job, waarbij je ondergedompeld wordt in de wereld van (financiële) administratie.
• De kans om rechtstreeks impact te maken op een KMO in Vlaanderen.
• Een leuke werkomgeving, gekenmerkt door vertrouwen, initiatief, samenwerking, zichzelf zijn en persoonlijke groei. Onze waarden: #makeadifference, #thinkdifferent, #connectwithrespect,
• Zelfstandigheid en eigen initiatief worden gewaardeerd.

Solliciteren

An Van de Moortel
0496 28 18 27
an@andersoffice.be