Functie

In onze Panama Head Quarters (in Temse, tussen Gent en Antwerpen) staat een diverse en getalenteerde crew klaar om onze merken succesvol naar de consumenten te navigeren. We bieden uitstekende hr-diensten, logistieke ondersteuning en natuurlijk een volledig operationele en creatieve grafische afdeling.

Aangezien Event Planning een van onze absolute specialiteiten is, behoort ons team tot de beste. Ons dedicated Brand Activation Team is hier ook gevestigd, net als onze onmisbare afdeling Boekhouding en alle Algemene Support.

Als Administratieve duizendpoot / Personal Assistent van onze CEO ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten.

• Administrative en financiële opvolging van facturatie en kosten voor interne Sales afdeling
• Onderhouden van contacten met leveranciers, klanten en externe partijen
• Verantwoordelijk voor de inkomende en uitgaande communicatie
• Aanspreekpunt voor klanten
• Beheren van de agenda's en afspraken van onze CEO
• Coördineren van vergaderingen en evenementen
• Beheren van kantoorbenodigdheden en voorraadbeheer
• Verwerking van boetes - wagenpark
• Opvolging voor abonnementen van onze i-pads / gsm

Jouw profiel

• Je bent expert in Office

• Je bent administratief zeer sterk en werkt accuraat en gestructureerd

• Je gaat pro-actief en probleemoplossend te werk

• Je bent een teamplayer, maar kan zelfstandig en autonoom te werk

• Je kan vlot prioriteiten stellen

• Je bent discreet en gaat professioneel om met signalen uit de omgeving die belangrijk kunnen zijn

• Talenkennis: Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands, Frans en Engels

• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

Aanbod

• Je komt terecht in een dynamische omgeving
• We hebben een zeer leuke ontspanningsruimte waar je collega's kan uitdagen om te dartsen, tafeltennis, tafelvoetbal
• Op regelmatige basis hebben wij een thirsty Thursday
• Voltijdse job

Solliciteren

Uworx
+32 (0)3 292 69 97
info@uworx.com