Functie

Bij studio Roger staat of valt alles met structuur en service. Als onze nieuwe Office Manager ben je de drijvende kracht achter onze administratie en customer service . Met een mix van precisie en passie hou je de touwtjes van onze dagelijkse flow stevig in handen en maak je elke werkdag efficiënt en aangenaam voor onze klanten en collega’s.

Jouw takenpakket

Jouw takenpakket in enkele kernwoorden: administratie - customer service - projectbeheer vertaalopdrachten - beheer van & intern aanspreekpunt over digitale tools - sfeerbeheer

• Van het nauwkeurig controleren en inboeken van facturen tot het klaarzetten van betalingen , je doet er alles aan om een foutloze, financiële administratie voor te leggen.
• De vertaalopdrachten die we binnenkrijgen via onze firma Accolade zijn jouw verantwoordelijkheid . Je plant vertaalopdrachten in bij onze freelancers en communiceert over de planning met onze klanten. Jij zorgt er zo voor dat elk vertaalproject soepel verloopt.
• Onze telefoon en mailboxen staan nooit stil, maar dat is ook niet erg. Je bent een praktische denker die er niet voor terug deinst om de teugels in handen te nemen als het gaat over customer service . Je bent dan ook het warme en deskundige aanspreekpunt voor onze vertaal- en webklanten . Vertalingen, hosting, domeinnamen en andere support zijn bij jou in goede handen.
• Sfeerbeheer : van verjaardagen tot een plezierige werkplek, jij zorgt dat studio Roger een creatieve omgeving is waar we dagelijks met veel plezier naartoe komen.

Jouw gereedschapskist

Je brengt een relevante eerste werkervaring mee, wat betekent dat je de dynamiek van klantenservice kent. Inclusief het zelfstandig oplossen van vragen en problemen , zelfs wanneer deze buiten je directe kennisveld liggen.

Verder ben jij:

• een praktische probleemoplosser : je staat met je voeten op de grond, denkt met je hoofd en bent niet bang om de leiding te nemen in customer service.
• Iemand met digitale skills: je bent thuis in het MS Office pakket en hebt de ambitie om andere digitale tools en programma’s te leren kennen of te beheersen zoals geen enkele andere collega kan. Fancy Excellekes of handige dashboards waarmee we kunnen groeien? Stel maar voor!
• marketing en web minded : je hebt noties van marketing en websites, of tenminste de nieuwsgierigheid en de drive om hierin te duiken.
• iemand die wil leren en groeien : je hebt goesting om te blijven leren, met de kans om door te groeien naar rollen zoals projectmanager voor web of sales.

Over studio Roger

Wij zijn een creatief, vooruitstrevend web- en marketingbureau dat trots is op het leveren van unieke online ervaringen voor onze klanten. Gevestigd in Harelbeke, werken wij met een portfolio dat varieert van start-ups tot gevestigde namen. Jouw rol is cruciaal in het handhaven van de kwaliteit en service die onze klanten van ons verwachten.

• Het contact tussen klant en technische dienst verzekeren (klantenservice, advies)
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• De kennisdatabank van typevragen en -antwoorden opvolgen en actualiseren (Frequently Asked Questions)
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Facturatie opstellen
• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
  E-mails behandelen
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Gegevens van de algemene boekhouding invoeren
  De boekingen registreren
• De internetgebruikers via de telefoon adviseren over onlineproducten of -diensten (gebruik, navigatie, ...)
• Berichten en vragen van internetgebruikers behandelen (klachten, verkoop, aankoop, uitwisselingen)
• Opvolgen van: Onkostennota's
• Telefonische oproepen beantwoorden
  Klanten ontvangen
  Klanten informeren of oriënteren
• Administratie opvolgen
  Documenten invullen
  Gegevens doorgeven aan de betrokken dienst
• Offertes voor klanten opmaken
  De prestaties factureren
• De dagelijkse werking organiseren en toepassen (uurroosters, onthaal van het publiek, gebruik van infrastructuur, ...)
• Contact opnemen met klanten en potentiële klanten
  De producten en diensten van de onderneming voorstellen (nieuwe producten, bijkomende verkoop, ...)

Aanbod

What’s in it for you?

• De vrijheid van een fulltime of 4/5 job in een creatief en leergierig team .
• Flexibiliteit met de mogelijkheid tot thuiswerken
• Een gevarieerde job in Harelbeke in het gezellige Businesscenter Stede51 , waarbij je werkt voor een breed scala aan klanten en projecten.
• De kans om te groeien in een bedrijf dat snel evolueert en jouw persoonlijke groei serieus neemt.
• Een open cultuur waar jouw frisse ideeën over nieuwe tools en technologieën gewaardeerd en gestimuleerd worden.
• Mogelijkheid om opleidingen te volgen die passen binnen jouw functie en fijne afterworkdrinks , vettige vrijdagen en leuke teambuildings .

Solliciteren

Maarten Debie
056123003
roger@studioroger.be