Functie

Met Konvert Office, in onze specialisatie van administratie, gaan wij op zoek naar een management assistent.

Taken:

• Orderbeheer
  • Eerste contact met klanten met betrekking tot orders
  • Bestellingen verwerken die de klanten doorgeven in het ERP systeem
  • Voorraadbeheer
  • Statistieken halen uit de bestellingen
  • Productiefiches aanmaken en aan productie geven
  • Procesoptimalisatie
  • Prognoses maken en vergelijken met effectieve bestelling

• Personeelsbeheer productie
  • Eerste contact met interimkantoren
  • Productie planning opmaken in samenspreek met productieverantwoordelijke
  • Ziekte en afwezigheid bijhouden
  • Prestaties doorgeven
  • Ontvangst nieuwe medewerkers en opvolging tijdens proefperiode

• Onthaal
  • Telefonie
  • Inkomende mails
  • Ontvangst bezoek

• Diverse administratieve taken
  • Leverbonnen controleren en klaarzetten voor facturatie, back-up voor facturatie tijdens verlofperiode
  • Bestelling van bureaumateriaal/ keukengerief
  • Promo beheer van de diverse klanten
  • Statistieken bijhouden

Jouw profiel

Profiel:

• Pas afgestudeerde bachelor (business, marketing, accountancy) of gelijkwaardig door ervaring
• Perfecte kennis van het Nederlands en Frans (lezen, schrijven en spreken)
• Positieve uitstraling en laten zien dat je leergierig bent
• Teamplayer, sociaal ingesteld
• Nauwkeurig/ foutloos werken is heel belangrijk
• Proactieve en zelfstandige werkhouding
• Het beheren van social-media is een pluspunt

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Aanbod

• Maaltijdcheques
• Ziekenhuisverzekering
• Salaris + extralegale voordelen

Solliciteren

Konvert Office Vlaanderen West
+32 56 20 67 41
West.office@konvert.be