Functie

Als Administratief Medewerker Kinderopvang speel je een cruciale rol in het ondersteunen en coördineren van administratieve processen binnen onze kinderopvangorganisatie. Je werkt nauw samen met het management en het team van pedagogisch medewerkers om ervoor te zorgen dat de administratieve taken efficiënt en accuraat worden uitgevoerd. Hier zijn enkele verantwoordelijkheden en taken die bij deze functie horen:

1. Dossiervorming en -beheer:

   • Verantwoordelijk voor het aanmaken, bijwerken en archiveren van persoonlijke dossiers van kinderen en ouders (software Deona).
   • Zorgvuldig bijhouden van relevante documentatie, inclusief medische informatie, toestemmingsformulieren en contactgegevens.

2. Inschrijvings- en Uitstroomprocedures:

   • Coördineren van inschrijvingsprocedures voor nieuwe kinderen, inclusief het verzamelen van benodigde documentatie en het verstrekken van informatie aan ouders.
   • Beheren van de uitstroomprocedures, inclusief het updaten van dossiers en het verzorgen van de administratieve afhandeling.

3. Facturatie en Financiële Administratie:

   • Opstellen en versturen van facturen naar ouders voor de kinderopvangdiensten (software Deona).
   • Bijhouden van financiële gegevens, zoals betalingen, en samenwerken met de financiële afdeling voor boekhoudkundige taken.

4. Communicatie:

   • Onderhouden van regelmatig contact met ouders betreft administratieve zaken en het verstrekken van informatie over bijvoorbeeld wijzigingen in beleid of tarieven.
   • Ondersteunen van interne communicatie met pedagogisch medewerkers en het managementteam.

5. Registratie en Rapportage:

   • Registreren van aanwezigheid en afwezigheid van kinderen.
   • Genereren van rapporten en overzichten ten behoeve van het management.

6. Samenwerking:

   • Samenwerken met andere afdelingen, zoals de pedagogische afdeling, preventie en boekhouding, om een soepele samenwerking te waarborgen.

7. Wet- en Regelgeving:

   • Op de hoogte blijven van relevante wet- en regelgeving met betrekking tot kinderopvang en ervoor zorgen dat de administratieve processen in overeenstemming zijn met deze voorschriften.

De ideale kandidaat heeft sterke organisatorische vaardigheden, een oog voor detail en een vriendelijke, communicatieve houding. Een basiskennis van administratieve procedures (Office pakket!) en affiniteit met de kinderopvangsector zijn wenselijk.

Jouw profiel

Je bent een dynamisch persoon die graag werkt in een levendige omgeving. Je bent een manusje-van-alles en je springt vlot van de ene naar de andere taak. Je kan snel schakelen, bent administratief sterk en vlot en professioneel in de omgang met ouders, medewerkers, leveranciers etc. Je hebt een verzorgd voorkomen.

• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Kopieerwerk verrichten
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren

Aanbod

De Duinhuisjes bieden jou een inspirerende en stimulerende werkomgeving. Loonbarema A1 in PC 331.

Extralegale voordelen en een gunstig verlofstelsel.

Solliciteren

Gheleyns Nathaniele
050-63.37.00
nathaniele.gheleyns@duinhuisjes.be