Functie

Je zal administratieve taken uitvoeren:

- Je zal instaan voor het dossierbeheer en meer algemeen het dagelijkse reilen en zeilen, samen met je collega’s van het administratief team;

- Je helpt de advocaten met het voorbereiden van stukkenbundels en andere administratieve taken;

- Agendabeheer behoort ook tot jouw takenpakket (afspraken, deadlines, inboeken en voorbereiden vergaderzalen, conference calls);

- Je bent verantwoordelijk voor het correcte kantoormateriaal en de contacten met leveranciers, facility management;

- Je behandelt samen met de boekhouding de facturatie, betalingen en volgt de derdenrekening op;

- Je ondersteunt het management;

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het onthaal :

- Je bent verantwoordelijk voor het onthaal, zowel fysiek, digitaal als telefonisch;

- Je beheert de mailbox (inkomend & uitgaand);

- Je organiseert leveringen en tussenkomsten van leveranciers en dienstverleners;

- Je behandelt de inkomende en uitgaande post.

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Aanbod

- Interim of vast contract

- Voltijds of deeltijds

- Ongedwongen werksfeer binnen een gedreven en jong team;

- Moderne en gedigitaliseerde werkomgeving in het hart van de Stad;

- Een mooi pakket aan extralegale voordelen: o.a. terugbetaling van de transportkosten, een hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, ecocheques, ...

Solliciteren

Sofie Albert
024101066
sofie.albert@orys.be