Functie

In de rol van Management Assistent binnen PVS ben je de rechterhand van de CEO en CTO. Je ondersteunt hen bij dagelijkse taken en zorgt voor een vlotte algemene werking. Dit omvat het coördineren van allerhande administratieve taken, het beheren van informatie, en het bieden van algemene ondersteuning om ervoor te zorgen dat de operationele processen soepel verlopen. Je bent als het ware een essentiële schakel in het efficiënt laten verlopen van de bedrijfsvoering.

Je krijgt een breed scala aan taken, waaronder:

• Asset management: beheren en onderhouden van alle activa: inclusief inventarisatie, tracking en rapportage van assets
• Fleet management: coördineren en beheren van het fiets- en wagenpark, inclusief onderhoud, verzekeringen en administratie
• Personal assistant CTO en CEO
• Facility management: coördineren van facilitaire diensten en voorzieningen, inclusief onderhoud en veiligheid
• Opvolging van huurders: beheren van huurcontracten, comunicatie met huurders en beantwoorden van vragen/problemen
• Juridische ondersteuning: ondersteunen bij merkenregistratie, opstellen en beheren van contracten
• Reisplanning: voorbereiding en plannen van zakenreizen voor CEO en CTO
• Opvolging en optimalisatie van verzekeringen en energiecontracten
• Eventplanning
• …

Als ideale kandidaat beschik je over een proactieve werkbenadering en uitstekende organisatorische alsook communicatieve vaardigheden.

Jouw profiel

• Bewezen ervaring als management assistent of in een vergelijkbare ondersteunende rol
• Kennis van Office pakketten (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en eventueel specifieke bedrijfssystemen is een must
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Probleemoplossend vermogen en proactieve werkbenadering
• Vermogen om zelfstandig te werken en in teamverband
• Discretie en vertrouwelijkheid bij het omgaan met gevoelige informatie
• Vloeiend in Nederlands en Engels

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Aanbod

Op zoek naar een job waarbij je zelf aan het stuur van je succes staat? Sluit je zeker aan bij het PVS-team. Bij ons draait alles om vrijheid en flexibiliteit, de perfecte voedingsbodem voor innovatie. Met een team van 85 enthousiaste collega’s bieden we een werkomgeving in een internationale sfeer en een hecht familiegevoel.

Je kunt rekenen op een aantrekkelijk salaris, extra voordelen en bonussen, en de mogelijkheid om deel te nemen aan ons PVS flex plan. Bovendien krijg je maar liefst 12 extra ADV-dagen om werk en privé in balans te houden. En vergeet onze legendarische afterworkparty's niet, die elke kwartaal plaatsvinden. Een geweldige kans om te groeien, jezelf te ontwikkelen en iedere dag volop plezier te maken!

Solliciteren

Laure Grauls
011490446
hr@pvs.global