Functie

Wij zijn IFORI, een jong en dynamisch team van een 15tal juridische consultants die zich ondermeer toeleggen op de bescherming van de intellectuele rechten van creatieve en innovatieve ondernemingen. Het resultaat is een boeiende waaier aan klanten gaande van hoogtechnologische startups, over overheidsorganisaties tot beursgenoteerde multinationals en Vlaamse familiale KMO’s.

Op vandaag opereren we vanuit 3 kantoren: Gent, Kortrijk en Tervuren, en hebben de ambitie verder te groeien.

Voor ons hoofdkantoor in Gent zoeken we een administratief bediende die instaat voor het management van onze backoffice.

Jouw takenpakket is heel afwisselend en omvat ondermeer:

• Administratie (postverwerking) & onthaal;
• Dagelijkse boekhouding: je staat in voor het verwerken en inboeken van de inkomende facturen, het opstellen en inboeken van de uitgaande facturen, het debiteurenbeheer, de kasplanning en het uitvoeren van de betalingen. Daarnaast sta je ook in voor de financiële rapportering (P&L) & de voorbereiding Raad van Bestuur;
• Facility management: je staat in voor het beheer van de verschillende kantoorgebouwen, je superviseert het onderhoud en volgt de nodige herstellingen op;
• Procurement: alle aankopen passeren via jou, je staat in voor de offerteaanvragen, het plaatsen van de bestellingen en de opvolging ervan;
• Interne kwaliteitscontrole: je staat in voor het bewaken van de interne processen, je geeft hierrond interne opleidingen en controleert de naleving ervan;
• PA voor de directie: agendabeheer, voorbereiding meetings, etc.;
• Event management (beurzen, seminaries, etc.);
• Intern ben je het eerste aanspreekpunt voor IT problemen en coördinatie met de externe IT service provider(s);
• Beheer IT assets & licenties;
• Beheer wagenpark;
• Beheer van de verzekeringsportefeuille en opvolging van de schadedossiers;
• Finaal coördineer je ook onze marketing en volgt onze marcom leveranciers (drukkers, copyrighters, fotografen, etc.) op

In functie van jouw ervaring en ambities kunnen accenten gelegd worden.

Jouw profiel

Wie ben je?

Y ou are our first impression! Aan de telefoon, aan de voordeur, tijdens een event, een vriendelijk onthaal doet wonderen, soms verwonderen. En daar gaan we resoluut voor.

Hier winden we geen doekjes om, administratie moet jouw forté zijn, jouw habitat en jouw DNA. Heb je ervaring binnen de juridische sector of binnen de juridische dienst van een onderneming dan is dat evident mooi meegenomen maar zeker geen vereiste. Ben je vertrouwd met applicaties als Equinox of Venice, vermeld het zeker.

Het belang inzien van interne procedures is key. Waken over de naleving ervan vraagt maturiteit maar ook people skills, zeker bij de onboarding van nieuwe medewerkers. Hiervoor rekenen we op jou.

Je bent een onmisbare schakel in de werking van ons kantoor. Je hebt een faciliterende ondersteunende rol, zeer zeker, maar tegelijk draag je toch ook een belangrijke verantwoordelijkheid in de goede werking van het kantoor en je weet dit ook uit te dragen naar het team toe.

Je hebt een oplossingsgerichte, no-nonsense aanpak die echt ownership toont. Je straalt rust en vertrouwen uit en communiceert helder.

Een goede kennis van het Engels en/of het Frans is vereist.

• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Aanbod

Aanbod?

Alvast dit:

• De kans om je te ontplooien, binnen jouw functie maar ook als persoon. Opleiding is iets waar we in investeren, en graag;
• Een fijne collegiale sfeer waar je op handen gedragen wordt als facilitator want jij maakt weldegelijk het verschil, en hiervoor word je gewaardeerd, elke dag opnieuw;
• Een kantoor met een uitgesproken eigen visie en aanpak en een ietwat aparte branding die niemand onbetuigd laat, ook jou niet, weten we zeker;
• Een people centric organisatie waar jouw talenten en ervaringen maximaal de kans krijgen;
• Een fair loon in verhouding met jouw kennis en ervaring, inclusief alle andere extralegale voordelen;
• Deeltijds (4/5) of voltijds, wij staan open voor beiden;
• Een aangename en inspirerende werkomgeving in een modern uitgerust oud herenhuis omringd door kunst en geschiedenis;
• Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer (op wandelafstand van Station Gent – Dampoort) en met de wagen (langs de N70 in de onmiddellijke nabijheid van de R4 en de R40);
• Een stabiele job met verantwoordelijkheid (want die krijg je) die voldoening geeft. Je vervangt een collega die 6 jaar lang elke dag met plezier kwam werken maar nu uitkijkt naar een andere uitdaging in een totaal nieuwe sector.

Solliciteren

Bernard Gravez
+32 478 52 04 22
bernard.gravez@ifori.be