Functie

Wie zijn wij? Een adviesbureau met meer dan 30 jaar ervaring in Milieu & Energie, Ruimtelijke planning & Stedenbouw en Veiligheid & Preventie. Samen met ons team van een 30-tal consultants-experten zijn we actief bij meer dan 1800 klanten in diverse sectoren.

In lijn met onze eigen groei zijn we bij WIELS op zoek naar een ervaren Office Manager om onze organisatie op vlak van IT & digitalisering, facilities en project support verder te professionaliseren.

• Je bouwt in deze nieuwe functie samen met het kernteam verder aan een efficiënt IT beleid , IT-procedures en -policies. Je volgt de samenwerking met onze vaste IT-partner - die alle technische IT-skills in huis heeft - op en optimaliseert waar mogelijk.
• Je ondersteunt de organisatie bij de diverse geplande IT-projecten (rond digitalisering, verbetering van de huidige CRM/ERP/software, …), dit in nauwe samenwerking met het kernteam, de werkgroepen en mogelijke externe partners.
• Je staat in voor het beheer van onze hardware, software en IT-infrastructuur.
• Daarnaast word je verantwoordelijk voor het facilitymanagement : je volgt de externe partners op, lanceert verbeterprojecten op kantoorniveau, neemt het wagen- en laadpaalbeheer over en begeleidt onze interne preventie-adviseur bij de mogelijke acties (rond bv. brandpreventie). Je begeleidt – en werkt nauw samen met - de management assistent die onder andere verantwoordelijk is voor het onthaal.
• Je volgt in nauwe samenwerking met de project journey managers ook alle administratieve processen op gelinkt aan de uitvoering van onze projecten. Je neemt deel aan de planningsmeeting en volgt de acties op; je leert met onze software werken en bekijkt waar flows kunnen verbeterd worden. Je stuurt een collega project assistent aan die de administratieve taken voor de consultants opneemt.
• Je neemt zelf ook een aantal administratieve taken op en kan als back-up inspringen voor je teamleden.
• Je wordt lid van het kernteam .

Jouw profiel

Ervaring en opleiding

• Je genoot een hogere opleiding (bij voorkeur masterniveau) economie, bedrijfs- of bestuurskunde, facility management, ... Belangrijker dan je diploma is je denkniveau: je bent analytisch en kritisch en kan procesmatig denken.
• Je hebt > 10 jaar werkervaring , waarvan een aantal jaren relevant (in een functie als office manager, facility manager, rechterhand van een zaakvoerder, coördinerende rol). Ervaring in de dienstensector is een must.

Vaardigheden

• Je bent IT-minded : door je ervaring en interesse kan je je snel inwerken in nieuwe systemen, de link leggen tussen business-behoeften en IT-toepassingen en mee tot juiste oplossingen komen. Je hebt al gewerkt met ERP/CRM-systemen (bv. vanuit een key-user rol).
• Ook je communicatie-skills zijn belangrijk: je kan je verbaal en schriftelijk vlot en professioneel uitdrukken. Je bent het ook gewoon om met zowel teamleden, directie en externen te overleggen.
• Organisatietalent? Nauwkeurig en efficiënt? Probleemoplossend vermogen? Neem je daarnaast graag initiatief en wil je zaken zien vooruitgaan en processen verbeteren? Dan ben jij de collega die we zoeken!

• De activiteiten van een team coördineren
  Een organisatie leiden
• Domein: Projectmanagement
• Een project leiden
• Bijdragen tot de uitwerking van de interne en externe communicatiestrategie van de klant
  De implementatie ervan begeleiden
• Een methode of een kwaliteitsactieplan toelichten en uitvoeren (correcties, verbetering, gelijkvormig maken, ...)
• Domein: Continue verbetering
• Domein: Administratief beheer
• De realisatie van projecten superviseren en coördineren

Aanbod

• Een uitdagende job met een aantrekkelijk salaris aangevuld met tal van extralegale voordelen . En vergeet de optie niet om in te stappen op onze fietsleasing!
• Een voltijdse job (vast contract) met 32 verlofdagen .
• Een dynamische en mensgerichte organisatie waar jouw stem telt en betrokkenheid centraal staat, met diverse werkgroepen en teamactiviteiten.
• Een mooi en uitgerust kantoor met aandacht voor ergonomie , en dit op een filevrije locatie. De gezellige coffee corner, de staande desks en zelfs fietsdesks zorgen ervoor dat je in optimale omstandigheden kan werken.

Solliciteren

Joni Cooreman
056754281
joni.cooreman@wiels.be