Functie

In deze veelzijdige functie wordt van jou verwacht dat je de CEO ondersteunt bij een breed scala aan administratieve en organisatorische taken. Deze taken variëren sterk en omvatten zowel inhoudelijke als operationele aspecten.

Jouw voornaamste taken en verantwoordelijkheden :

• Je krijgt te maken met het beheren van documenten, briefwisseling en e-mailberichten, bijwerken van bestanden…;
• Je gaat ook zelf dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, beantwoorden, klasseren…). Je beoordeelt vanuit een kritisch oogpunt de relevantie, prioriteit en (eventuele) juridische aspecten.
• Je biedt ondersteuning in het opstellen en redigeren van brieven, verslagen, nota’s…
• Je zorgt ervoor dat de nodige beslissingen, dienstnota's, contracten zowel intern als extern bij de juiste personen terecht komen;
• Je helpt mee in het opmaken en uitsturen van aantrekkelijke interne en externe bedrijfscommunicatie;
• Wekelijks, maandelijks bijwerken van management informatie maakt tevens deel uit van deze job;
• Je organiseert verplaatsingen van de CEO en andere managementleden;
• Je zorgt ervoor dat bedrijfsevents op een professionele manier worden georganiseerd. Je leidt alles in goede banen.
• Bezoekers voor onze CEO worden op een professionele manier ontvangen. Je gaat de vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, dossiervoorbereiding, reservering van zalen, ...);
• Eventuele telefoons worden door jou gefilterd op belangrijkheid;
• Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de orde en netheid van de kantoren en coördineert de verschillende onderhoudsdiensten;
• Je rapporteert uiteraard rechtstreeks aan onze CEO.

Jouw profiel

• Je genoot een opleiding met bij voorkeur een juridische insteek.
• Ervaring als directiesecretaresse, management assistent of personal assistent is uiteraard een troef.
• Je kan een mooie en stabiele werkervaring voorleggen.
• Gezien het internationaal karakter van onze klant is 3 taligheid belangrijk, meer talen zijn welkom.
• Je hebt het vermogen om onder druk te werken en meerdere taken gelijktijdig te beheren.
• Gezien de CEO naast algemeen management en sales ook veel met techniek bezig is, kan interesse in techniek ook een voordeel zijn. Dit is zeker geen must.
• Uiteraard is een goede kennis van MS Office belangrijk.
• Jouw belangrijkste kwaliteiten: planner, proactief, discreet, positief ingesteld en zelfstandig.

• Juridische documenten opmaken (dagvaarding, onderhandse akte, huwelijkscontract, ...)
  Regelingen opmaken
• Taken opnemen m.b.t. het administratief beheer (planning, (elektronische) briefwisseling, facturatie, vergunningsaanvraag, …)
• Documentatie zoeken, doorsturen of beheren
• Informeren en juridisch advies verlenen

Aanbod

• Je komt terecht in een snel groeiend en vooruitstrevend bedrijf dat met een uniek marktconcept op een gecontroleerde manier een sterke positie opbouwt in de voedingswereld.
• Je mag rekenen op een aantrekkelijk salarispakket, in lijn met jouw ervaringen en uw toegevoegde waarde.
• Jouw collega’s zijn medewerkers die met passie én professionaliteit willen ondernemen in een bedrijf dat bovendien financieel gezond is en vooral ook heel fier is op de groei en de resultaten. Door de waarden die je uitstraalt, wordt je één van onze topper(s) : t eamwork, o wnership, p artnership, p assie, e volutie en r espect vinden wij belangrijk.

Solliciteren

Sylvie Dejonghe
+32468342055
sylvie@uma-hr.be