Functie

Je bent verantwoordelijk voor de lopende dossiers (financiën, workflow, beheer van de vzw Brussel Musea Tentoonstellingen, ...) die je worden toevertrouwd door de hiërarchie van de Museumdienst, in overeenstemming met de wetgeving en met de geldende procedures.

Je zorgt voor een goede verspreiding van de informatie binnen de dienst.

Je onderhoudt regelmatig contacten met alle medewerkers van de dienst, met de hiërarchie, de collega's van andere departementen, een sociaal secretariaat, het publiek en andere instellingen.

Je werkt in een klein team van 5 personen. In uitzonderlijke omstandigheden wordt beschikbaarheid gevraagd buiten de normale diensturen.

TAKEN

· De collega's informeren en inlichten (per telefoon, via mail,...) en het publiek. De collega's en hiërarchie van de dienst adviseren / ondersteunen (procedures,...).

· Je codeert en controleert diverse gegevens / documenten / werken (payroll van de BME personeel, inkomsten, uitgaven, prestaties, vakantie-/puntensysteem, boekhouding, enz…).

· Je maakt op, analyseert en bijwerkt dossiers (overheidsopdrachten met de aankoopcentrale, bestellingen, facturen, uitgaven, overeenkomsten BME, budgetten, aanmaak van vastleggingen, bankbetalingen, serviceopdrachten, facturatie, betalingen, afrekeningen, schulddeclaraties, workflow…).

· Je stelt verschillende documenten op (brieven, workflow rapporten, verslagen, bestelbonnen, facturen, procedures...).

· Je behandelt de correspondentie (beheer van de inkomende en uitgaande post).

· Je klasseert en archiveert documenten / gegevens van de dienst.

· Je werkt bij en zoekt gegevens op (uitgavenoverzichten, driemaandelijkse lijsten,...), loonstrookjes invullen en controleren.

· Je neemt deel en helpt bij evenementen / tentoonstellingen / vergaderingen (opdienen, begeleiden, inrichten,...).

· Je blijft op de hoogte van wijzigingen in de wetgeving met betrekking tot verenigingen.

· Je geeft de nodige informatie over de stand van zaken van de dossiers, projecten enz. aan de hiërarchie door (adjunct diensthoofd, Directie Musea)

Jouw profiel

Je bent in bezit van een bachelor diploma in HR, boekhouding of managementassistent.

Of

Je voldoet aan de voorwaarden voor interne mobiliteit of bevordering voor een functie van niveau B (graad secretaris)

Indien je je diploma behaald hebt in het buitenland, is op enkele uitzonderingen na, een gelijkwaardigheidserkenning door NARIC-Vlaanderen nodig

§ Je bent nauwgezet, beschikt over een analytisch geest en brengt structuur in je werk.

§ Je bent resultaatgericht.

§ Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.

§ Je hebt goede IT-vaardigheden (kantoortoepassingen en basissoftware).

§ Je spelling is onberispelijk en je schrijft graag.

§ Je hebt een goede kennis van verenigingen en interesse in de culturele sector.

§ Ervaring op het gebied van human resources, administratief management, boekhouding of overheidsdiensten is een pluspunt.

§ Je spreekt vloeiend Frans en Nederlands.

§ Kennis van het Engels is een pluspunt.

• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren

Aanbod

• Een voltijds contract van onbepaalde duur
• Brutomaandsalaris: minimum 2878,47 euro (dat hoger kan zijn, afhankelijk van eerdere werkervaring, je gezinssituatie en het met succes afleggen van het taalexamen) - Je kunt een schatting maken van je salaris via onze
• Een tweetaligheidsvergoeding
• Eindejaarspremie en vakantiegeld
• Maaltijdcheques (8€, waarvan 6,91€ ten laste van de Stad Brussel).
• Geniet van 36,5 dagen betaald verlof , 4 dagen vastgesteld verlof door de Stad en 10 wettelijke feestdagen.
• Mogelijkheid tot een voordelige hospitalisatieverzekering en dekking van het remgeld door de Stad voor medische zorg, voor u en uw gezin in het UZ Brugmann, UMC Sint-Pieter, Institut Jules Bordet en Koningin Fabiola Kinderziekenhuis.
• Pensioenplan voor contractuele medewerkers ter waarde van 3% van het bruto salaris.
• De meeste van onze administratieve functies zijn hybride met de mogelijkheid tot telewerken na 6 maanden, gekoppeld aan een forfaitaire tussenkomst van 20 euro per maand. .
• De Stad Brussel voldoet aan uw behoeften op het gebied van professionele ontwikkeling door regelmatige trainingen aan te bieden.
• Onze werkplekken zijn gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer en het MIVB-abonnement wordt 100% terugbetaald , er is ook een tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC, fiets).

Solliciteren

Flaux Milène
+32 2 279 24 18
milene.flaux@brucity.be