Functie

Interesse in auto's en administratief sterk? Dan is deze functie als management assistant op jouw lijf geschreven. Onze klant is een familiebedrijf in Waregem en al enkele tientallen jaren actief in de autosector. Ze zetten sterk in op kwaliteit en klantgerichtheid, ter versterking van het huidig team zoeken ze een management assistant om deze service optimaal te blijven bieden.

Jouw taken als management assistant:

• Je ontvangt klanten en chauffeurs
• Je staat in voor de administratie rond verkoop: registratie, facturatie, transportdocumenten
• Je behartigt de telefonie en de mailbox
• Dossierbeheer van a tot z
• Voorbereiden van BTW aangifte
• Inboeken van aankoop- en verkoopfacturen
• Je verwerkt aangetekende zendingen en geldtransacties

Jouw profiel

• Je hebt een bachelorsdiploma en een goeie basis boekhouding
• Je spreekt vlot Nederlands en Frans
• Je kan zelfstandig werken
• Je hebt affiniteit met de autosector

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• De activiteiten van een team coördineren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

• Een administratieve functie met klantencontact binnen een familiaal kader
• Interne opleiding is voorzien
• Job met variatie, uitdaging en zelfstandigheid
• Mogelijkheid om 4/5de of voltijds te werken

Solliciteren

Marjolein Ovaere
+32 496 50 85 30
marjolein@redpoppy.be