Functie

De Faculteit Letteren en Wijsbegeerte van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse (60%) dossierbeheerder Onderwijssecretariaat .

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je staat in voor de uitvoering van deelpakketten voor de verschillende opleidingen van de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte: opvolging faciliteitenstudenten, organisatie inhaalexamens, beheer creditcontracten, enz.;
• Je ondersteunt de collega’s in de onderwijs- en studentenadministratie van de aan hen toegewezen opleidingen, zoals bijvoorbeeld bij de opmaak van examenroosters, vrijstellingen, enz.;
• Je staat mee in voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van administratieve, logistieke en/of technische taken, in overleg met de collega’s van het Onderwijssecretariaat;
• Je verstrekt correcte informatie aan studenten, docenten en opdrachtgevers op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze over deze taken.
• Je rapporteert aan je diensthoofd, de faculteitsdirecteur.
• Je houdt daarbij rekening met de opgelegde instructies en de regelgeving, met het oog op de realisatie van de doelstellingen.

Jouw profiel

• Je bezit een diploma van professionele bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Je kan vlot overweg met Microsoft365.
• Je hebt ervaring met onderwijsadministratieve software (SisA, Blackboard, …) of kan je hierin vlot inwerken.
• Een goede kennis van Excel is een pluspunt (bijv. sjablonen, macro’s en draaitabellen).
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels;
• Je bent communicatief, nauwgezet, klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht ;
• Je bent sterk in plannen en organiseren en je wilt je profileren als een “multitasker”.
• Je bent in staat zelfstandig administratieve opdrachten uit te voeren, rekening houdend met vooraf gemaakte afspraken en/of instructies van de leidinggevenden.
• Je bent bereid je flexibel op te stellen zowel wat de functie-inhoud als het werkschema betreft.

• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• Gegevens van de algemene boekhouding invoeren
  De boekingen registreren
• Documentatie zoeken die verband houdt met de activiteit van de organisatie of de dienst
  Documentatie doorsturen of archiveren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod

We bieden je een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur voor 3 maanden, met mogelijkheid tot verlenging.

• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 4.1-6.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 4) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage.
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je werkt grotendeels op de Stadscampus, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.

Solliciteren

Ellen Huijer
03 265 31 45
ellen.huijer@uantwerpen.be