Functie

Onze school De Bijenkorf gelegen in Herent is op zoek naar een administratieve medewerker.
Een nieuwe collega die ons mee ondersteunt in onze administratieve taken, zowel voor onze leerlingen als voor onze medewerkers. Onze school behoort tot de GO! scholengroep Huis11 Leuven-Landen-Tienen. Meer info over onze scholengroep Huis11 vind je op De Bijenkorf biedt gewoon basisonderwijs aan voor 185 leerlingen, mogelijk gemaakt door een 18-tal enthousiaste leerkrachten en andere collega’s.

Jouw takenpakket

Variatie troef in je takenpakket, aangezien je je bezighoudt met verschillende domeinen nl.:
- leerlingenadministratie
- personeelsadministratie
- financiële taken
- materiële en logistieke taken

Via dit gevarieerde takenpakket kom je in contact met tal van personen, jouw ‘klanten’ zoals de leerlingen, de ouders van leerlingen, de leerkrachten en andere medewerkers van de school, je directeur,…. Je zal je geen dag vervelen.

Klaar voor een overzicht van je takenpakket? Hier komt deze.

Voor de leerlingenadministratie is dit een greep uit je taken:
- beheren van de inschrijvingsdocumenten
- bijhouden van de leerlingendossiers: adresveranderingen, keuzeformulieren in verband met godsdienst/
zedenleer, ondertekening schoolreglement, ongevalsaangifte,…
- opstellen van klassenlijsten (leerlingen per klas)
- opmaken van getuigschriften en attesten voor de leerlingen

Voor de personeelsadministratie rekenen we op jou voor o.a. volgende taken:
- zorgen voor de elektronische communicatie van o.a.: ziekteverloven, vervangingen, verlofstelsels,…
- invullen en/of versturen van documenten i.v.m. mutualiteit, RVA, VDAB, Ethias,…
- aanmaken van een volledig indiensttredingsdossier
- opvolgen van het personeelsdossier m.b.t. de administratieve loopbaan

Voor de financieel getinte taken rekent de directeur op je hulp voor het:
- mee opmaken en opvolgen - in overleg met de directeur - van de begroting, verzorgen van de algemene
boekhouding, verwerken van de facturen
- opmaken van de rekeningen van alle uitgaven en ontvangsten en deze voorleggen aan je directeur

- voorbereiden van de periodieke afsluitingen, overleggen met de directeur en tijdig doorsturen naar de
financiële cel van de scholengroep
- periodiek uitrekenen, factureren, innen, controleren van bijdragen van de leerlingen (eet- bus- en zwemgeld, uitstappen, specifieke acties, abonnementen,…)

Ook voor materiële en logistieke zaken doet de directeur graag beroep op je hulp:
- plaatsen van bestellingen voor: drank, maaltijden, klasmateriaal, tijdschriften, meubels, …
- zoeken van mogelijke leveranciers, lanceren van prijsaanvragen en vergelijken van offertes
- opmaken van de jaarlijkse inventaris
- contacteren van herstellings-of onderhoudsdienst voor kopieermachine, verwarming, PC’s, ….

Naast deze specifieke taken duik je als administratieve duizendpoot graag in deze meer algemene taken :
- voorbereiden en correct en tijdig verzenden van opgevraagde bestanden door het departement onderwijs of
door het GO!
- ontvangen van externen
- paraat staan aan de telefoon
- verzorgen van de post, maken van kopieën, opmaken van brieven, …

Zo, een heleboel taken, maar je bent dan ook van goud waard voor je directeur, de leerlingen en de collega’s!

Jouw profiel

Om je takenpakket goed uit te voeren, beschik je over volgende technische vaardigheden:
- sterke PC skills, digitaal vaardig
- elementaire boekhoudkundige kennis
- relevante onderwijswetgeving kunnen raadplegen
- diploma van HSO, bachelor, … (je wordt betaald volgens diploma)

Om uit te blinken in je job en goed te passen in onze schoolcultuur:
- werk je graag samen met anderen
- ben je zeer klantgericht
- druk je je verbaal en schriftelijk goed uit
- ben je een organisatietalent, je werkt efficiënt en precies en haalt je deadlines
- werk je graag met cijfers
- ga je discreet om met gevoelige informatie
- ben je een betrouwbare partner voor collega’s, leerlingen en directeur, iemand op wie je kan rekenen
- blijf je jezelf graag voortdurend ontwikkelen en blijf je bv. graag op de hoogte van de evoluties in je job door o.a. opleiding te volgen of je te laten inspireren door collega’s

• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

Aanbod

- Startdatum van de opdracht: 15 april 2024

- Einddatum van de opdracht: 31 augustus 2024 en grote kans op verlenging

- Aantal uren: 36/36

- Je start elke morgen om 7u45 en om 16u eindigt je werkdag. Je hebt een half uur middagpauze. Op woensdag mag je stoppen met werken om 12u45.

- Professionaliseringsbeleid: je kan rekenen op gerichte aanvangsbegeleiding en vormingsmomenten. Samen met je mentor kan je je behoeften en groeitraject mee uitstippelen.

- Je hebt ook vrijaf tijdens de schoolvakanties. In de zomervakantie werk je 10 dagen. Nog 2 andere dagen werk je in een schoolvakantie maar die data kies je in overleg met je directeur.

- Het DNA van onze school:
Bij De Bijenkorf staat de voorbereiding van kinderen op de toekomstige maatschappij centraal. Leerkrachten spelen een essentiële rol in het creëren van een stimulerend klimaat waarin kinderen kunnen filosoferen, fantaseren en experimenteren . Ze worden aangemoedigd om kritisch te denken, zelfstandig te werken en samen te werken.
Als administratief medewerker ondersteun je dit dynamische leerproces door een efficiënte en gestructureerde administratie te voeren. Je draagt mee bij aan de planning en organisatie van projecten en activiteiten, waarbij je er mee voor zorgt dat alle leerlingen de kans krijgen om op hun niveau te werken en elkaar te ondersteunen.
De Bijenkorf gelooft in het potentieel van iedereen, en als administratief medewerker speel je een essentiële rol in het bevorderen van een omgeving waarin alle kinderen en collega’s kunnen gedijen en groeien . We verwachten ook van jou dat je deze visie uitdraagt en toont in je dagelijkse contacten en bij je dagelijks werk .

Solliciteren

Trui Ketelslegers
016 23 61 63
directie@debijenkorfherent.be