Functie

Shantui Construction Machinery Co., Ltd., opgericht in 1952, is een wereldleider in de ontwikkeling en productie van bouwmachines. De belangrijkste producten omvatten meer dan 10 categorieën (waaronder bulldozers, laders, graafmachines, wegenbouwmachines en betonmachines, evenals reserveonderdelen) en worden verkocht in meer dan 160 landen en gebieden over de hele wereld.

De afgelopen jaren dringt Shantui aan op het bevorderen van duurzame ontwikkeling door wetenschappelijke en technologische innovatie, en zet zich in voor onderzoek op het gebied van afstandsbediening (5G-technologie), intelligente netwerkverbinding en krachtige producten om de industrie vooruit te helpen.

Nu we onze activiteiten uitbreiden naar ons nieuw kantoor in Genk en om onze groei te waarborgen, zijn we op zoek naar een ervaren Administration Manager.

• Je biedt essentiële ondersteuning aan de Director Sales en zorgt voor het soepele verloop van de dagelijkse bedrijfsvoering;
• Je bent het aanspreekpunt voor onze klanten en zorgt voor een vlotte administratieve opvolging: van 'orderbeheer' tot leveringen en 'after-sales support';
• Je volgt de verzendingen nauwgezet op; beheert transport- en douanedocumenten, contracten, facturatie en volgt leveringen op;
• Je beheert onze inkomende en uitgaande post;
• Je onderhoudt nauw contact met transportbedrijven, financiële instellingen, enz.;
• Je bent verantwoordelijk voor de basisboekhouding in samenwerking met de externe accountant: het aanmaken en verwerken van facturen, het afstemmen van banktransacties en het opvolgen van openstaande facturen;
• Je beheert de agenda van de Director Sales, organiseert vergaderingen in België en in het buitenland (virtuele vergaderingen, afspraken, …);
• Je organiseert zakenreizen voor het management en buitenlandse bezoekers;
• Je ondersteunt de Director Sales bij de voorbereiding van presentaties en verkoopactiviteiten.

Jouw profiel

• Je kan terugkijken op een aantal jaren ervaring als administratief medewerker, directie assistent of office manager in een internationaal bedrijf;
• Je bent een gedreven, overtuigende administrator met sterke organisatorische- en planningsvaardigheden;
• Je neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid, en toont een hoge mate van assertiviteit;
• Je werkt graag in teamverband. Autonoom werken schrikt je niet af;
• Je bezit sterke digitale vaardigheden en kan vlot werken met MS Office;
• Je communiceert vlot en to-the-point en dit zowel in het Nederlands als in het Engels;
• Je bent vertrouwd met verschillende transportwijzen en Belgische regelgeving (bv. douane, ...)
• Kennis van de Chinese markt en/of ervaring in een Chinese organisatie wordt beschouwd als een pluspunt.

• Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
  Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
• Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)
• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
  E-mails behandelen
• Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)

Aanbod

• Een marktconform salarispakket, aangevuld met enkele extralegale voordelen;
• De kans om te werken in een groeiende en internationale omgeving waar je inspanningen sterk worden gewaardeerd;
• De mogelijkheid om je expertise en vaardigheden verder te verruimen door een aantrekkelijk opleidingsaanbod.

Solliciteren

Marc Nowicki
0497 46 92 80
Marc.Nowicki@vanhavermaet.be