Administratief Dossierbeheerder Certificatieproces

Bij SGS kan je kiezen. Allereerst uit onze verschillende vacatures. Maar je hebt bij SGS nog een andere keuze. Kies je voor verdiepen of kies je voor verrijken? We zijn niet alleen op zoek naar collega's die de diepte van hun vakgebied ingaan. We zijn net zo hard op zoek naar verbinders, collega's die onze indrukwekkende diversiteit aan diensten kunnen koppelen. Aan elkaar. En daarmee onze dienstverlening verrijken.

SGS is wereldleider als het gaat om inspectie, controle, analyse en certificering. Daar zijn we waanzinnig trots op. Net als op onze bijna 100.000 collega's die onze klanten bijstaan wereldwijd, of wat dacht je van onze meer dan 1850 medewerkers alleen al in België? Verdeeld over expertises, branches en culturen heen, geven onze medewerkers dagelijks het beste van zichzelf. Onze medewerkers bouwen aan hun eigen weg binnen de dienstverlening en expertise.

Ook binnen onze gespecialiseerde divisie ‘Knowledge' doen we dit. We richten ons op diepgaande audits. Dit zijn onder andere audits in zowel de industrie en de dienstensector, als de voedings- of de medische nijverheid. Omdat we nog veel meer willen verdiepen en verrijken, kijken we voor deze divisie op ons hoofdkantoor in Antwerpen uit naar een gemotiveerde Dossierbeheerder.

De medewerkers Operations hebben als algemene taak het administratief verwerken van diverse informatie en gegevens in het kader van de operationele audit- en certificatieactiviteiten van het certificatie instituut.

Taken

• Het administratief begeleiden van de certificatieprocedure; aanmaken klantendossiers, de centrale planning, en waar nodig proactief ingrijpen om deze procedure vloeiend en klantvriendelijk te laten verlopen.
• Het plannen van de audits op een zodanige efficiënte manier dat de maximale output behaald of nagestreefd wordt, alsook het bijsturen van de planning bij cancelling of verschuiven van audits.
• Het beheren van de agenda's van auditoren en het bepalen van de meest efficiënte planning per auditor rekening houdend met de sectorexpertise van de desbetreffende auditor.
• Het informeren van de klant inzake de planning van de auditactiviteiten en de stand van zaken van het certificatiedossier.
• Het up-to-date houden van de planning- en andere gegevens in de gegevensbestanden.
• Het voorbereiden van de certificatiebeslissing en het opmaken van Audit Packaging Review.
• Het voorbereiden en opmaken van (concept)certificaten, (dit is klantgerelateerd).
• Het initiëren van opvolgingsaudits en, i.s.m. Marketing&Sales, hercertificatieaudits.
• Het verwerken en versturen van de door de auditoren aangeleverde rapporten.
• Het voorbereiden en opmaken van de facturen, eventuele creditnota's (klantgerelateerd).
• Het assisteren bij de maandafsluiting en het debiteurenbeheer.
• Het uitvoeren van administratieve taken van algemene aard (klassering, archiveren, e.d.).
• Het uitvoeren van mogelijke taken van uitzonderlijke aard (boodschappen, zendingen, e.d.).

Het beheren van inkomende facturen alsook onkostennota's van auditoren

Verantwoordelijkheden

• De meest praktische indeling van de eigen werkzaamheden, i.f.v. de door de CM vastgelegde prioriteiten en werkinstructies.
• Bestellen van kantoorbenodigdheden, in het kader van de richtlijnen door SGS voorgeschreven.
• Accuraat beheer van de hun toebedeelde certificatiedossiers waardoor aantoonbaarheid van beslissingen en de continu teit van de werkzaamheden gegarandeerd wordt.
• Correctheid en volledigheid van de operationele data in de gegevensbestanden.
• Het klassement en de archivering verzorgen.
• Optimaal bijdragen tot de kwalitatieve beheersing en verbetering van de administratieve processen, met rapporteren aan de CM.
• Het behalen van de opgelegde output inzake auditoren.
• Het streven naar een optimum inzake opgestelde KPI's (door CM).

Onze ideale collega:

• heeft een hogere beroepsopleiding in een commerciële en/of administratieve richting of in talen
• heeft goede kennis van softwareapplicaties (MS Windows, MS Office)
• heeft goede kennis, in woord en geschrift, van de Nederlandse, Frans en Engelse taal.
• heeft ervaring met klachtenbeheer
• cijfermatig sterk

Vaardigheden

• Goede organisatorische vaardigeheden.
• Goede sociale en communicatieve vaardigheden.
• Professioneel telefonisch onthaal.
• Stressbestendig.
• Zelfstandig en in groep kunnen werken.
• Verantwoordelijkheidsbesef.
• Zin voor initiatief.
• Flexibele ingesteldheid.
• Vermogen om probleemoplossend te werken.

AANBOD:

• Een leuk salaris
• Een omgeving die écht gelooft in opleidingen en volop gaat voor verdieping én verrijking
• Ongekend goede werksfeer.
• Die stadsfiets, racefiets of speedelec die je bij ons kan leasen
• Een job bij een goed draaiend bedrijf binnen de Benelux.
• Serieuze ruimte voor jouw creativiteit.

INTERESSE:

Ben jij iemand die voldoet aan bovenstaande beschrijving, stuur dan zeker je CV en motivatiebrief naar pascal.plessers@sgs.com

SOLLICITEREN