Functie

Als administratieve duizendpoot ben je de spilfiguur die zorgt voor een vlotte administratieve ondersteuning binnen ons dynamische architectenbureau. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die bijdragen aan de efficiëntie en professionaliteit van onze dienstverlening.

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Aanbod

Kernverantwoordelijkheden:

• Communicatie: Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en leveranciers, zowel telefonisch als via e-mail.
• Documentbeheer: Je beheert en archiveert documenten, zoals contracten, tekeningen en correspondentie.
• Agendabeheer: Je organiseert en coördineert afspraken, vergaderingen en presentaties.
• Projectondersteuning: Je biedt ondersteuning bij projectadministratie, waaronder het bijhouden van projectdossiers en het opvolgen van deadlines.
• Financiële administratie: Je assisteert bij de facturatie, boekhouding, het opvolgen van betalingen en het bijhouden van de tijdsregistratie.
• Kantoorbeheer: Je zorgt voor het bestellen van kantoorbenodigdheden en het onderhouden van contacten met onderhoudsdiensten.

Vereiste vaardigheden en kwalificaties:

• Uitstekende organisatorische en multitasking vaardigheden.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
• Proactieve houding en het vermogen om zelfstandig te werken.
• Ervaring met MS Office en andere kantoorsoftware.
• Kennis van boekhoudkundige processen is een pro.
• Affiniteit met de architectuur en bouwsector.

Wat wij bieden:

• Een uitdagende en afwisselende functie binnen een creatieve en inspirerende werkomgeving.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een marktconform salaris met bijbehorende secundaire arbeidsvoorwaarden.

Solliciteren

Anja Vissers
+32 477 70 96 45
anja@studioanjavissers.be