Functie

Jouw functie

Als medewerker van de financiële cel maak je deel uit van een team dat instaat voor de financiële ondersteuning van de faculteit. Je zorgt mee voor financiële en boekhoudkundige verwerking op kostenplaatsniveau en dit binnen een kader van budgetten. Dit houdt o.a. in:

• boeken van inkomende en uitgaande facturen
• opvolgen van betaling van uitgaande facturen en versturen van rappels
• opmaken van bestelbonnen en het plaatsen van bestellingen bij de leverancier
• verwerken van aanvragen dienstreizen en terugbetaling van onkosten
• boeken van projectgerelateerde personeelskosten
• opvolgen dat alle documenten zijn ingeboekt voor de btw-aangiftes
• opmaken van rapporten m.b.t. recurrente uitgaven zoals kopieerkosten
• verlenen van ondersteuning aan de coördinator bij het uitwerken van (project)afrekeningen
• aanspreekpunt zijn voor financiële vragen van collega’s binnen de faculteit

Je verleent daarnaast ook ondersteuning aan de algemene administratieve taken binnen het faculteitssecretariaat.

Jouw team

Universiteit Hasselt biedt onderwijs aan circa 6500 studenten in diverse opleidingen, georganiseerd in zeven faculteiten en 3 schools. De meeste faculteiten van de UHasselt beschikken elk over een eigen financiële cel die instaat voor de financiële administratie; daarnaast bestaat er een cel voor de centrale diensten. De financiële cel staat onder meer in voor het opmaken van bestellingen, het analytisch boeken van kosten, het factureren van diensten, het bewaken van budgetten en het financieel opvolgen van (onderzoeks)projecten. De financiële cellen werken samen met de centrale financiële dienst die instaat voor het volledige financiële beheer op het niveau van de UHasselt.

Meer info over de faculteit Industriële Ingenieurswetenschappen: https://www.uhasselt.be/fac-industriele-ingenieurswetenschappen

Jouw profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma (of gelijkwaardig) in een financiële of economische richting.
• Ervaring inzake financiële / boekhoudkundige administratie is een troef.
• Je bent autonoom ingesteld en zorgt voor een systematische planning in functie van deadlines.
• Je bent in staat om duidelijk en regelmatig te rapporteren.
• Je beschikt over een klantgerichte houding en communiceert op gepaste wijze met verschillende doelgroepen.
• Je gaat discreet om met beschikbare informatie.
• Vanuit een collegiale basishouding draag je bij aan een aangename samenwerking, zowel met als tussen mensen.
• Je toont je een vlotte communicator, zowel mondeling als schriftelijk en dit zowel in het Nederlands als in het Engels.
• Je toont je volhardend, ook onder verhoogde werkdruk. Indien nodig stel je je flexibel op in functie van wijzigende prioriteiten.
• Je werkt proactief en nauwkeurig, met zorg voor een kwaliteitsvol eindresultaat.

• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
  E-mails behandelen
• Telefonische oproepen beantwoorden
  Klanten ontvangen
  Klanten informeren of oriënteren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• Gegevens van de algemene boekhouding invoeren
  De boekingen registreren

Aanbod

Je wordt aangesteld als Administratief en Technisch Personeel en verloond volgens klasse 8 .
We bieden een contract van bepaalde duur van 1 jaar, startend op 1 september 2024. Het uurrooster van 19 uren per week vullen we graag samen flexibel met jou in, zodat je deze functie optimaal kan laten aansluiten bij een eventuele andere professionele uitdaging of je gezinsleven.

Solliciteren

Katrien Coeimans
011268049
katrien.coeimans@uhasselt.be